Администрациите и Закона за електронното управление

Пряк резултат от тази реорганизация е прилагане на нови процедурни описания на дейностите, които администрацията извършва съгласно съответните закони. Тоест, по съдържание тези описания не представят някаква нова дейност. В случая новото е само формата на представяне на дейността.

Във връзка с това ЗЕУ въвежда регламент за унифицирано представяне на административната дейност, което от технологична гледна точка е реорганизацията й като „дейност ориентирана към услуги”. Този регламент е даден точно и изчерпателно в Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите.

Същност на прехода към унифицирано представяне на административната дейност

Елементите на унифицираните представяния на услуги и процедури се въвеждат в двете номенклатури, поддържани с Административна информационна система (АИС). Това са Ведомствената номенклатура на услуги и процедури и Ведомствената номенклатура на етапи по услуги и процедури. Унификацията на услуги и процедури се извършва заедно с идентификацията на видовете документи, поддържани в процеса на изпълнение на услуги и процедури. За така идентифицираните документи се създават съответните унифицирани описания във Ведомствената номенклатура на видовете документи.

За всеки вид документ се определя услуга или процедура, с която се осигурява неговата поддръжка. Самото унифицирано описание посочва кой служител и за колко време трябва да изпълни действията в състава на етап по услуга или процедура. По този начин, с регламентираните със ЗЕУ три номенклатури се осигурява настройка на workflow обработката със средствата на АИС.

С въведената специална форма на описание на технологията на извършване на административната дейност се постига не само прецизното й представяне като задължителни за изпълнение правила, но се дава възможност чрез същите описания да се извърши настройка за управление и контрол със средствата на АИС на прилагането на тези правила.

Унифицираната форма на представяне на административната дейност въвежда и регламент за изпълнението на всякакви консултантски проекти, касаещи технологията на административната дейност. Те трябва да дават като краен продукт унифицирани описания на услуги или процедури, или да използват при изпълнението си, например за извършване на анализи, такава унифицирана форма на представяне на анализирани процеси.
Ето защо е необходима адаптация и на широко прилагани методики в консултантската дейност към изискванията на ЗЕУ.

Създаване на унифицирани описания на услуги и процедури

Българската администрация няма опит в създаването на такъв вид описания. Тяхната специфичност се изразява основно в „сглобяването” на услуга или процедура като последователност от унифицирани описания на съставящите ги етапи. В резултат на това „сглобяване” трябва да се получи текст, който изглежда като единен документ. Естествено текстът трябва да бъде точен, лаконичен и преди всичко законосъобразен. Трябва да се цитират данни само с унифицираните им имена.

Посочената специфика не изисква принципно нови познания, а само натрупването на известен опит. В този процес администрациите не са сами. Създаваните унифицирани описания на етапи по услуги и процедури и описанията на услуги и процедури подлежат на вписване съответно в Регистъра на регистрите и данните и в СУНАУ. За съжаление последното вписване не е възможно във формата, предвидена от ЗЕУ, защото този регистър не беше преработен.

Независимо от това, дори и вписването само на етапи по услуги и процедури е свързано с преглед от стана на Съвета по вписванията. Евентуални забележки по подадени заявки за вписвания ще изиграят ролята на полезни съвети за администрации, които започват работа по реорганизацията си.

Естествено, администрациите могат да използват външни експерти, макар че за момента опитни такива има твърде малко. Преди да бъде нает такъв експерт е добре да се прегледат направени от него унифицирани описания. Те би трябвало да са достъпни в Интернет.

Освен обучен и опитен екип, създаването на качествени унифицирани описания на услуги и процедури изисква осигуряването и на още две предпоставки. Първата е организационна и може да се определи като създаване и прилагане на технология за създаване на въпросните описания. Все още няма публикувани материали на тази тема, може би защото подобни технологии са вътрешно фирмени разработки.

Втората предпоставка касае самата реализация на процеса на „сглобяване” на завършения вид на унифицираните описания. Тъй като този завършен вид по принцип е текст, стандартното налично средство е текстови редактор и използване на функциите copy-paste. Тоест, текст с унифицирано описание на етап по услуга или процедура се копира в толкова текстове на услуга или процедура, в колкото описания на такива се посочва.

Всяка промяна в текста на такъв етап трябва да бъде разнесена в текстовете на толкова услуги и процедури, в колкото се цитира етапа. Естествено подобна схема на работа води до досадни грешки от чисто технически характер. А опитът сочи, че текстът на един етап по услуга или процедура търпи 20-25 промени, някои от които малки като обем, но със значително влияние върху смисъла на етапа.

Нормативният регламент на конструкцията на АИС дава възможност да се автоматизира проблемното сглобяване и да се избегнат досадните технически грешки. Но тази функционалност не е въведена с регламента на АИС. Ето защо е добре, при избор на АИС да се търси налична реализация на подобна функционалност, за да може да се създадат необходимите условия за създаване на качествени унифицирани описания на услуги и процедури.

Инвариантност на създадените технологични описания

Регламентът за създаване на унифицирани описания на услуги и процедури не съсредоточава изцяло процеса на създаване само в една администрация. Вече създадени и вписани в регистрите на електронното правителство описания на услуги са задължителни за използване от всички администрации, които по закон предоставят тези услуги.

Има три услуги/процедури, които се предоставят от всички видове администрации. Те касаят достъпа до обществена информация и обработката на сигнали и предложения.

При общинските администрации това важи за всички услуги. Тоест, всяка създадена и вписана в регистрите на електронното правителство общинска услуга, става задължителна като технология за предоставяне от всички общински администрации, независимо от техния мащаб. След този логичен извод от само себе си възниква въпросът: Защо до сега не бяха създадени и вписани общинските услуги и не започна тяхното внедряване?!

С вътрешно административните процедури нещата са малко по-специфични. Те не се регистрират в СУНАУ, създават се по места във всяка администрация и се утвърждават от съответния ръководител. Но цитираните в тези процедури етапи трябва да са регистрирани в регистрите на електронното правителство. Така се дава известна свобода, различните администрации да отразят спецификата на своята дейност в раздел обща администрация, но без да нарушават изискването за унифицирана форма на създаваните и използваните процедурни описания. По този начин ще се отрази разликата между организацията на дейността в големите и малките общински администрации, или малките и големите администрации на звената на централната власт.
Тук е мястото отново да се наблегне, че създаваните унифицирани описания на услуги и процедури са абсолютно развързани от конкретна реализация на АИС, стига тя да отговаря на изискванията на ЗЕУ. Ето защо, ако се наложи смяна на една АИС с друга, то описанията от старата просто се прехвърлят в новата и администрацията продължава да ги изпълнява, но да речем с нов интерфейс, с допълнителни функции улесняващи работата и т.н.

Коментираните до тук проблеми по създаване на унифицирани описания на услуги важат както за услуги, които се заявяват с хартиени документи, така и за услуги, които се заявяват с електронни документи, тоест и за електронните услуги. За електронните услуги обаче се предвижда допълнително вписване в Регистъра на електронните услуги. Както е известно, то гарантира поддръжката на използваните при изпълнението на услугата електронни документи в съответствие с изискванията за семантична оперативна съвместимост. Тоест, трябва да се разработят и впишат съответните формализирани дефиниции на данните в състава на тези електронни документи и да се създадат програмни приложения за визуализация и/или редактиране на тези данни.
Очевидно тези дейности ще се възлагат на външни фирми.

Заданията за подобни проекти се дефинират много лесно, ясно и точно, като се използват регламентите на ЗЕУ. Приемането на крайните продукти включва приемане на създадени формализирани дефиниции на данни и програмни приложения за тяхната поддръжка. Оценка на качеството на първия вид крайни продукти практически се дава с акта на вписване на тези дефиниции в регистрите на електронното правителство, респективно с утвърждаването им за вписване от Съвета по вписванията.

Оценка на качеството на програмните приложения основно се базира на успешната им сертификация. Ако дадена администрация е поставила допълнителни изисквания те могат да се отнасят до техния интерфейс или специфични функции по поддръжка на нормативно зададените данни. Това лесно се проверява при приемане на крайните продукти, без да е необходима външна помощ.
Любомир Благоев, Юли, 2012 г. Това се случи Dnes, за важното през деня ни последвайте и в Google News Showcase.